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Genehmigung von Spesenreglementen
publiziert am 15.01.2025
Richtet eine Arbeitgeberin Pauschalspesen an ihre Arbeitnehmenden aus, sollten diese Spesen in einem Reglement dokumentiert werden. Ein durch die zuständige Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement kann für die Arbeitgeberin und die Arbeitnehmenden zu Rechtssicherheit führen. Als Grundlage des eigenen Reglements ist dabei das aktualisierte Musterspesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu berücksichtigen.
Eine Arbeitgeberin hat laut Gesetz den Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Zu entschädigen ist beispielsweise der im Namen und Auftrag der Arbeitgeberin mit dem Privatfahrzeug zurückgelegte Weg vom Werkhof zur Baustelle («Einsatzweg»), nicht aber der Weg von zuhause zum Werkhof («Berufsweg»). Arbeitsrechtlich sind also nur sog. «Einsatzkosten» zu entschädigen, weshalb auch nur diese zum Gegenstand des Spesenersatzes gemacht werden können. Demgegenüber hat die steuerpflichtige Person die «Berufskosten» selbst zu tragen. Sie kann letztere aber steuerrechtlich – teilweise betragsmässig begrenzt – von ihren Einkünften abziehen.
Arbeitgeberinnen können in der Regel ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung an ihrem Sitz genehmigen lassen. Spesen, namentlich sog. Pauschalspesen, die in Einklang mit dem Spesenreglement ausgerichtet werden, werden von den Steuerverwaltungen ohne Beleg als geschäftsmässig begründeter Aufwand beim Unternehmen und grundsätzlich auch als steuerfreier Spesenersatz bei den steuerpflichtigen Arbeitnehmenden anerkannt. Vorausgesetzt wird durch die Steuerbehörden, dass das Reglement auf einem Musterspesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) basiert. Dieses Musterspesenreglement wurde kürzlich in aktualisierter Fassung neu publiziert.
Neu ist vorgesehen, dass die Kantone genehmigte Spesenreglemente der Sitzkantone anerkennen, sofern bei der Genehmigung der Reglemente bestimmte Grundsätze eingehalten wurden. Demnach müssen insbesondere pauschale Repräsentationsspesen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Wenn die pauschalen Repräsentationsspesen CHF 6'000 pro Jahr übersteigen, dürfen sie maximal 5 % des Bruttolohns (inkl. variable Vergütungen) betragen. Es gilt ein Maximalansatz von CHF 24'000 pro Jahr. Wenn Regelungen in genehmigten Spesenreglementen also von diesen Richtlinien abweichen, sind sie für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.
Ebenfalls neu ist vorgesehen, dass eine Arbeitgeberin ein Zusatzreglement betreffend Autopauschalen für Mitarbeitende mit sehr häufigem geschäftlichen Gebrauch des Privatwagens genehmigen lassen kann. Gemäss Mustervorlage der SSK können Mitarbeitenden, die nachweislich über 12’000 km pro Jahr geschäftlich mit dem Privatfahrzeug unterwegs sind (ohne Arbeitsweg), bestimmte Autopauschalen ausbezahlt werden. Für eine Kilometerleistung pro Jahr von bspw. 12’000 bis 15'000 wird eine Pauschale von CHF 9’600 akzeptiert. Die Maximalpauschale liegt bei CHF 24’000 (über 40’001 km pro Jahr). Die Berechtigung für eine solche Autopauschale wird mittels Kilometererhebung während eines repräsentativen Zeitraumes (ca. 4 bis 6 Monate) ermittelt und ist von der Arbeitgeberin spätestens nach drei Jahren bzw. bei einem Funktionswechsel wieder zu überprüfen. Mit der Autopauschale sind sämtliche mit dem Privatfahrzeug zusammenhängenden Kosten abgegolten. Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis in der Rubrik «Auto», Ziffer 13.2.2, aufgeführt. Ein Abzug für den Arbeitsweg in der persönlichen Steuererklärung entfällt. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht (Feld F).
Die Steuerbehörden behalten sich vor, die Spesenreglemente und Pauschalspesen periodisch auf die aktuelle Praxis sowie die Angemessenheit zu überprüfen. Arbeitgeberinnen ist zu empfehlen, früher genehmigte Spesenreglemente mit den aktuellen Musterreglementen zu vergleichen und gegebenenfalls Handlungsschritte zu prüfen.
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