Das Unternehmen virtuell organisieren und führen

publiziert am 27.03.2024

Generalversammlung

Das neue Aktienrecht hat die während der Pandemie gern genutzten und mittlerweile etablierten Liberalisierungen bei der Organisation der Generalversammlung ins geltende Recht übernommen.

Die Einladung zur Generalversammlung kann rein elektronisch erfolgen, z.B. per E-Mail, falls es die Statuten vorsehen. Mindestens 20 Tage vor der Generalversammlung ist den Aktionären die Einberufung zusammen mit der Traktandenliste und den Anträgen bekannt zu geben. Gleichzeitig sind der Geschäfts- und Revisionsbericht den Aktionären zugänglich zu machen, sei es ebenfalls per E-Mail, auf der Webseite oder auf einer den Aktionären zugänglichen Intranetseite des Unternehmens.

Beim Tagungsort gibt das revidierte Gesetz dem Unternehmer diverse Möglichkeiten:

Die Generalversammlung kann im Ausland durchgeführt werden, falls die Statuten dies vorsehen und der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bestimmt. Bei nicht-börsenkotierten Gesellschaften kann mit der Zustimmung aller Aktionäre auf die Bestimmung des Stimmrechtsvertreters verzichtet werden. Eine Generalversammlung kann auch an verschiedenen Orten gleichzeitig durchgeführt werden (multilokale Generalversammlung), wobei die Voten der Teilnehmenden per Videokonferenz an sämtlichen Standorten unmittelbar übertragen werden müssen. Zulässig ist es neu auch, dass der Verwaltungsrat es Aktionären, die nicht physisch präsent sein können, ermöglicht, ihre Rechte elektronisch wahrzunehmen, also z.B. per Telefon abzustimmen. Hier hat der Verwaltungsrat die geeigneten, zuverlässigen technischen Mittel zu bestimmen, welche keine unberechtigte Teilnahme zulassen. Selbst eine vollständig virtuelle Generalversammlung ist möglich, falls die Statuten dies vorsehen und der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bestimmt. Bei nicht-börsenkotierten Gesellschaften kann auf die Bestimmung des Stimmrechtsvertreters verzichtet werden, wenn die Statuten dies vorsehen. Auch die Universalversammlung – eine Generalversammlung, bei der sämtliche Aktionäre teilnehmen – kann neu virtuell (falls die Statuten es vorsehen) und sogar per Zirkularbeschluss (elektronisch oder auf Papier) erfolgen, falls nicht ein Aktionär die mündliche Beratung verlangt.

Der Verwaltungsrat steht in der Verantwortung, die Verwendung elektronischer Mittel für Generalversammlungen zu regeln und so dafür zu sorgen, dass die Teilnehmer identifiziert werden können, diese ihre Rechte ausüben können und die Abstimmungen nicht verfälscht werden, kurz, dass elektronische Generalversammlungen ordnungsgemäss stattfinden können. Diese Regeln sind am besten im Organisationsreglement festzuhalten, da technische Probleme, welche die ordnungsgemässe Durchführung einer Generalversammlung verhindern, zwingend zu einer Wiederholung dieser Generalversammlung führen. Entsprechend sind auftretende technische Probleme jeweils im Protokoll der Generalversammlung festzuhalten. Sollen bei Generalversammlungen, die nicht ausschliesslich an einem Ort in der Schweiz (sondern multilokal, virtuell oder im Ausland) stattfinden, Beurkundungen eines Notars durchgeführt werden (z.B. für Statutenänderungen), so sind die Möglichkeiten einer solchen Beurkundung aus der Ferne vorab mit dem Notar zu klären, da sich diese nach kantonalem Recht richten.

Verwaltungsrat

Auch die Sitzungen und Beschlüsse des Verwaltungsrates können mit dem neuen Aktienrecht liberaler organisiert werden: die Beschlüsse lassen sich auch durch elektronische Teilnahme fällen, die Verwaltungsratssitzung kann gänzlich virtuell durchgeführt werden oder es erfolgt ein Zirkularbeschluss auf Papier oder in elektronischer Form (ohne Unterschrift), sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt oder der Verwaltungsrat eine Unterschriftspflicht festgelegt hat. Auch wenn es für diese Liberalisierungen nicht immer einer Anpassung der Statuten bedarf, so ist auch hier der Verwaltungsrat in der Pflicht, die Details für die virtuelle Organisation und Beschlussfassung des Verwaltungsrates am besten im Organisationsreglement festzuhalten. So lassen sich spätere Beweisprobleme bezüglich des Zustandekommens eines Beschlusses verhindern.

Und die GmbH?

Für die Gesellschafterversammlung verweist das nun revidierte GmbH-Recht für die Einberufung, den Tagungsort sowie die Verwendung elektronischer Mittel auf die Bestimmungen des Aktienrechts, womit das oben Ausgeführte analog gilt. Für die Geschäftsführersitzungen empfiehlt es sich, Form, Inhalt, Teilnahmeart sowie Fristen und Protokollierung in den Statuten und / oder dem Organisationsreglement festzuhalten.

Gerne unterstützt Sie CORE bei der Umsetzung dieser Liberalisierungen inklusive Änderung der Statuten und des Organisationsreglements für Ihr Unternehmen.
 

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Markus Meer

Prokurist
Teamleiter-Stv. Wirtschafts- und Rechtsberatung
Rechtsanwalt, LL.M.

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