Organisation et gestion virtuelles de l’entreprise

Publié le 27.03.2024

Assemblée générale

Le nouveau droit de la société anonyme intègre les libéralisations largement utilisées pendant la pandémie et à présent bien établies dans l’organisation de l’assemblée générale. Pour autant que les statuts le prévoient, la convocation à l’assemblée générale peut être adressée exclusivement par voie électronique, p. ex. par e-mail. Cette dernière doit être communiquée aux actionnaires au moins 20 jours avant l’assemblée générale, accompagnée de l’ordre du jour et des propositions. Simultanément, les actionnaires auront accès au rapport de gestion et au rapport de révision, soit par courrier électronique, soit sur le site web de l’entreprise ou sur un site Intranet accessible aux actionnaires.

La loi révisée offre plusieurs possibilités à l’entrepreneur pour le lieu de réunion:

À condition que les statuts le prévoient et que le conseil d’administration désigne un représentant indépendant dans la convocation, l’assemblée générale peut être organisée à l’étranger. Les sociétés non cotées en bourse peuvent, sous réserve de l’accord de tous les actionnaires, renoncer à la désignation d’un tel représentant. Une assemblée générale peut se tenir simultanément à différents endroits (assemblée générale multisites), les votes des participants devant alors être retransmis en direct par vidéoconférence sur tous les sites. Le conseil d’administration peut également accorder aux actionnaires qui ne sont pas en mesure d’être présents physiquement la possibilité d’exercer leurs droits par voie électronique, p. ex. en votant par téléphone. Il appartient ici au conseil d’administration de déterminer les moyens techniques appropriés et fiables qui empêchent toute participation non autorisée. Une assemblée générale entièrement virtuelle est, dans la mesure où les statuts le prévoient et que le conseil d’administration désigne un représentant indépendant dans la convocation, également possible. Les sociétés non cotées en bourse peuvent renoncer à désigner un représentant si les statuts le prévoient. De même, l’assemblée universelle – une assemblée générale à laquelle participent tous les actionnaires – peut désormais se tenir virtuellement (si les statuts le prévoient) voire par voie de décision circulaire (électronique ou papier), sauf si un actionnaire demande une délibération orale.

Le conseil d’administration assume l’entière responsabilité de déterminer les modalités d’utilisation des moyens électroniques pour les assemblées générales en veillant à ce que les participants puissent être identifiés, que ceux-ci puissent exercer leurs droits et que les votes ne soient pas biaisés, c’est-à-dire que les assemblées généralesélectroniques puissent se tenir correctement. Il est conseillé de fixer ces règles dans le règlement d’organisation, sachant que les problèmes techniques qui empêchent le bon déroulement d’une telle assemblée entraînent obligatoirement la reconduction de cette dernière. Tout problème technique constaté est à consigner dans le procès-verbal de l’assemblée générale. Si, lors d’assemblées générales pas exclusivement organisées dans un seul lieu en Suisse (mais multisites, virtuelles ou à l’étranger) l’authentification par un notaire est requise (p. ex. pour des modifications de statuts), une clarification préalable despossibilités d’une telle authentification à distance doit être effectuée avec le notaire, car celles-ci sont régies par le droit cantonal.

Conseil d’administration

Le nouveau droit de la société anonyme permet également d’organiser les réunions et les décisions du conseil d’administration de manière plus libérale: les décisions pourront également être adoptées via une participation électronique, la réunion du conseil d’administration pourra se dérouler de manière entièrement virtuelle ou une décision par voie circulaire peut être prise soit sur papier, soit sous forme électronique (sans signature), à moins qu’un membre ne demande une délibération orale ou que le conseil d’administration décide d’une obligation de signature. Bien que cette libéralisation ne nécessite pas forcément une adaptation des statuts, il incombe au conseil d’administration de fixer les détails de l’organisation virtuelle et de la prise de décision dudit conseil, de préférence dans le règlement d’organisation. On évite ainsi des litiges ultérieurs concernant l’adoption d’une décision.

Et la Sàrl?

La révision du droit de la Sàrl renvoie aux dispositions du droit de la société anonyme pour les modalités de convocation, le lieu de réunion et l’utilisation de moyens électroniques de l’assemblée des associés, ce qui rend les dispositions susmentionnées applicables par analogie. Quant aux réunions des gérants, il est conseillé de préciser la forme, le contenu, le mode de participation ainsi que les délais et la rédaction du procès-verbal dans les statuts et/ou le règlement d’organisation.

CORE vous soutient très volontiers dans la mise en place de ces libé- ralisations, ainsi que dans la modification des statuts et du règlement d’organisation de votre entreprise.
 

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Markus Meer

Fondé de procuration
Chef d'équipe suppléant conseils d'entreprise et juridiques
Avocat, LL.M.

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