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Comptabilité digitale
La comptabilité est en pleine mutation. Toujours plus de factures sont expédiées par voie électronique. Les archives numériques remplacent les archives physiques. Le législateur suit la tendance en adoptant de nouvelles dispositions et les programmes de comptabilité proposent davantage de nouvelles fonctions.
La plupart des logiciels de comptabilité courants permettent aujourd’hui d’importer des extraits de compte numériques depuis l'e-banking dans la comptabilité et d’enregistrer les justificatifs directement lors de la comptabilisation. De plus, les fonctions de l’IA prennent progressivement place dans la comptabilité (p. ex. au moyen de la reconnaissance et du traitement automatiques de justificatifs). Ainsi, le classement physique devient de plus en plus obsolète.
Selon l'art. 958 f CO, seuls le rapport de gestion et le rapport de révision requièrent un archivage imprimé et signé. En revanche, les comptes et les pièces comptables peuvent être conservés sous forme électronique. La concordance avec les opérations commerciales et les faits sous-jacents doit être garantie.
L'Olico (Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes) règle la manière d’archiver les documents. Pour autant qu'ils soient non modifiables, les supports de données électroniques sont autorisés sans exigences supplémentaires. Cela signifie que la modification ou l'effacement des données doit pouvoir être prouvé sur le support de données (p. ex. CD non modifiable). Un cloud, par exemple, ne remplit toutefois pas ces exigences.
Les supports d'information modifiables sont autorisés si l'intégrité des informations stockées est assurée. Des procédés techniques tels que les signatures numériques et l'horodatage sont indispensables afin que l'intégrité et le moment de l'enregistrement puissent être établis de manière irréfutable.
Dans tous les cas, les pièces justificatives doivent pouvoir être rendues lisibles dans un délai raisonnable pendant toute la durée de conservation. Relevons également, à titre d'exemple, que l'Administration fédérale des contributions a publié d'autres critères en matière de signature électronique des justificatifs.
