Approbation des règlements de frais

publiée le 15.01.2025

Conformément à la loi, un employeur doit rembourser à ses employés tous les frais nécessaires engagés dans le cadre de l'exécution du travail. Cela concerne, par exemple, le trajet effectué avec un véhicule privé du dépôt au chantier (« trajet de service »), sans inclure le trajet entre le domicile et le dépôt (« trajet domicile-travail »). Sur le plan du droit du travail, seuls les « frais de service » doivent être indemnisés, c'est pourquoi seuls ceux-ci peuvent faire l'objet d'un remboursement de frais. En revanche, la personne imposable doit assumer elle-même les « frais professionnels ». Elle peut toutefois les déduire de ses revenus dans la limite prévue par la législation fiscale.

De manière générale, les employeurs peuvent faire approuver un règlement de frais par l’administration fiscale de leur siège. Les frais, notamment les frais forfaitaires, remboursés conformément au règlement sont reconnus par les administrations fiscales sans justificatif, étant considérés comme des charges justifiées par l’activité de l’entreprise et, en principe, comme remboursements de frais exonérés d'impôts pour les employés concernés. Les autorités fiscales exigent cependant que le règlement de l’entreprise soit basé sur le règlement type établi par la Conférence Suisse des Impôts (CSI). Ce dernier a été actualisé et publié dans une version révisée.

Il est désormais prévu que les cantons reconnaissent les règlements de frais approuvés par les cantons dans lesquels les entreprises ont leur siège, à condition que certains principes aient été respectés lors de leur approbation. En particulier, les indemnités forfaitaires de représentation doivent avoisiner les dépenses réelles. Si ces indemnités dépassent 6 000 CHF par an, elles doivent toutefois respecter un plafond de 5 % du salaire brut (y compris les rémunérations variables). Un montant maximal de 24 000 CHF par an s'applique. En revanche, si des dispositions des règlements de frais approuvés diffèrent de ces directives, elles ne sont pas contraignantes pour les cantons de résidence des employés.

Autre nouveauté pour les employeurs : ils peuvent dorénavant faire approuver un règlement complémentaire concernant les indemnités kilométriques pour les salariés utilisant très fréquemment leur véhicule privé à des fins professionnelles. Selon le modèle de la CSI, les employés qui parcourent plus de 12 000 km par an à des fins professionnelles avec leur véhicule privé (hors trajet domicile-travail) sont éligibles à des indemnités spécifiques. Par exemple, pour un kilométrage annuel de 12 000 à 15 000 km, une indemnité de 9 600 CHF est acceptée. L’indemnité maximale est de 24 000 CHF (pour plus de 40 001 km par an). Le droit à cette indemnité est déterminé sur la base d’un relevé kilométrique effectué sur une période représentative (environ 4 à 6 mois) et soumis à vérification par l’employeur au plus tard tous les trois ans ou en cas de changement de fonction. Cette indemnité couvre tous les frais liés à l’utilisation du véhicule privé. Le montant forfaitaire versé est inscrit sur le certificat de salaire sous la rubrique « Voiture », numéro 13.2.2. Aucune déduction pour le trajet domicile-travail n’est possible dans la déclaration fiscale personnelle. Une note explicative correspondante est ajoutée sur le certificat de salaire (case F).

Les autorités fiscales se réservent le droit de vérifier périodiquement les règlements de frais et les indemnités forfaitaires afin de s’assurer de leur conformité avec les pratiques actuelles et de leur adéquation. Ainsi, il est recommandé aux employeurs de comparer les règlements de frais précédemment approuvés avec les modèles actuels et, le cas échéant, d’envisager des mesures.

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Alain Zbinden

Fondé de procuration
Responsable fiscal
Avocat, Expert fiscal diplômé

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